Penggunaan sistem surat dalam transaksi jual beli sudah jelas akan memberikan seseorang kesempatan yang baik untuk mengunci transaksi dan menghilangkan kesempatan untuk perselisihan. Pembuatan yang benar dalam surat ini akan diperlukan karena surat akan dimanfaatkan sebagai sebuah landasan hukum yang mengukuhkan transaksi.
Sebagai sebuah transaksi besar ada banyak hal yang harus diperhatikan dalam hal detil pembuatan surat. Surat harus dibuat sedemikian rupa sehingga memberikan dukungan dalam memperkuat hak pihak yang terlibat. Perbedaan dalam pembuat surat tentu saja muncul berdasarkan pihak yang terlibat dan kondisi properti yang diperdagangkan. Semua hal ini dan contoh surat jual beli tanah adalah langkah yang diambil untuk menghindari masalah di masa depan.
Membuat surat perjanjian merupakan salah satu langkah untuk melindungi pembeli dari berbagai hal. Keberanian untuk membuat perjanjian sebenarnya merupakan sebuah bukti kejujuran penjual sehingga surat ini dapat menjadi jaminan. Perjanjian yang dibuat bersama adalah hal yang disepakati bersama sehingga perubahan setelah perjanjian dibuat tidak dapat dilakukan. Walaupun terkesan kaku namun ini merupakan salah satu cara untuk melindungi semua pihak.
Bagian pertama dari surat akan menjelaskan tanggal dan tempat terjadinya perjanjian kemudian data pihak yang terkait dalam perjanjian. Di dalam bagian pertama ini dijelaskan cara penyebutan untuk orang-orang yang terlibat dan status setiap pihak yaitu pembeli dan penjual. Status pemilik tanah akan dilengkapi dengan keterangan singkat mengenai tempat, batas, dan luas tanah yang dimiliki atau dikuasakan.
Metode penjualan tanah atau pihak yang dilibatkan sebagai perantara penjual tanah akan dijelaskan di bagian ini. Tanah biasanya juga berganti nama menjadi objek kesepakatan. Bagian ini diakhiri dengan pernyataan kesepakatan untuk melakukan transaksi dan dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Bagian selanjutnya adalah persyaratan. Bagian persyaratan ini biasanya dibagi dalam beberapa pasal. Penulisan persyaratan biasanya membicarakan kesepakatan harga terlebih dahulu dan berbagai biaya lain yang perlu dituliskan agar dinyatakan pihak yang bertanggungjawab terhadap biaya tambahan tersebut.
Perjanjian ini biasanya memiliki jangka waktu yang dibatasi sesuai kesepakatan pihak yang terlibat. Kemudian dilanjutkan pada proses pembayaran hingga pelunasan dan orang yang terlibat dalam pengelolaan pembayaran lengkap dengan status pihak tersebut. Perjanjian bisa dibuat sangat mengikat dengan menetapkan jangka waktu penyelesaian teknis pengurusan awal hingga penyelesaian proses balik nama. Langkah ini sangat baik untuk menghindari penundaan terutama jika perjanjian memiliki batas waktu. Teknis mengenai proses pengurusan dan perpindahan berkas asli juga baik diatas untuk membuatnya lebih aman.
Bagian selanjutnya bisa ditambahkan perihal penegasan kewajiban setiap pihak mengenai detil yang harus mereka sediakan atau lakukan. Setiap bagian dari pembahasan ini akan sangat baik jika dijelaskan dengan bahasa yang jelas dan sederhana dan sangat detil sehingga menutup celah keraguan dan peluang kesalahan.
Selanjutnya perjanjian akan dilanjutkan untuk membahas sanksi dan kondisi pembatalan perjanjian. Biasanya bagian ini akan menjadi bahan untuk pertimbangan ketika terjadi hambatan dalam proses penyelesaian. Pada bagian ini biasanya dilibatkan penyebab pembatalan yang diluar dugaan atau force majeure. Selain itu terdapat juga sanksi untuk pembatalan sepihak dengan alasan yang tidak dapat diterima dalam bentuk yang berbeda bagi semua pihak. Sebagai tambahan bisa juga dimasukkan batasan atau jenis perilaku yang dapat diberikan sanksi.
Bagian selanjutnya membahas mengenai proses penyerahan pelunasan dan hal yang perlu diselesaikan pada saat atau sebelum pelunasan dilakukan. Hal ini merupakan lanjutan dari detil teknis di atas dan dilengkapi dengan pernyataan jaminan untuk berbagai hal dan pernyataan yang telah diberikan sebelumnya. Pernyataan tambahan mengenai status pihak lain yang terlibat juga dapat ditegaskan di sini.
Penutup surat ini adalah kumpulan tanda tangan yang menempatkan pihak pertama, kedua dan para saksi. Posisi tanda tangan tidak ada bedanya dengan perjanjian lain yang melibatkan saksi. Saksi yang ada pada perjanjian ini sebaiknya juga merupakan pihak yang ikut dibahas dalam perjanjian. Tanda tangan akan dilakukan di atas materai yang sesuai untuk menegaskan kekuatan hukum perjanjian tersebut.
Pembahasan yang detil mengenai perjanjian merupakan hal yang sangat penting dengan tujuan untuk memastikan bahwa tidak ada lagi hal yang terlewati dan belum dibahas dalam perjanjian tersebut. Sangat disarankan para pihak membuat perjanjian ini bersama dan mempertimbangkan segala hal di dalam perjanjian tersebut agar perjanjian mudah diubah atau disesuaikan dengan kenyataan.
Kesepakatan para pihak mengenai isi perjanjian merupakan langkah yang baik dalam masalah penyelesaian transaksi tanah karena cara ini membuat segalanya menjadi jelas. Para pihak tidak akan mengubah sikap mereka secara tiba-tiba karena semua hal telah diselesaikan dengan pernyataan-pernyataan yang dibuat di dalam perjanjian. Cara seperti ini akan memastikan kelancaran proses balik nama dan hal lain seperti pengosongan tempat, perpindahan surat, dan pembayaran.
